Auditoría en EXASA: El chequeo de rutina de una empresa

Generalmente, una persona va al médico cuando tiene síntomas de fiebre, dolor de cabeza, dolor al orinar, entre otros, que indican que algo está mal  o simplemente va anualmente para evaluar su salud antes de que el problema ocurra. Por ello, el médico nos manda a hacernos un chequeo general o de rutina para evaluar a través de análisis fisicoquímicos y microbiológicos cómo está nuestra sangre, orina y heces. 

Una vez obtenido los resultados, el médico, si detecta alguna desviación de los valores estándares, nos provee de un tratamiento asertivo para curar la(s) dolencia(s) de alguno de los procesos de nuestro sistema digestivo, inmunológico, endocrino, entre otros, a fin de devolverlo a su estado normal de salud.

Una analogía la podemos hacer en el caso de las empresas, cuando tienen la necesidad de ingresar al mercado internacional, cumplir requerimiento de un cliente o necesidad de cumplir requisitos legales y reglamentarios son estas las que contratan servicios de un Auditor para realizar una Auditoría y plan de Acción, a fin de evaluar cómo están los elementos de la gestión desarrollados por la organización en un momento determinado, así como la necesidad de los recursos para el logro de objetivos definidos, a fin de cumplir los requerimientos solicitados.

Para el caso de la Exportadora Agricola EXASA S.A, que es una empresa dedicada a la exportación de semillas de ajonjolí al mercado internacional, se realizó una evaluación de la gestión de inocuidad de la empresa utilizando como estándar el Programa de Prerrequisitos de Inocuidad para la manufactura de alimentos ISO 22002-1: 2013, donde se indican las condiciones y actividades básicas que son necesarias para mantener a lo largo de toda la cadena alimentaria un ambiente higiénico apropiado para la producción, manipulación y provisión de productos finales inocuos. 

¿Qué elementos se evaluaron?

Dentro de esta evaluación se incluye la observación y revisión referido a:

1. Construcción de las instalaciones.
2. Flujos de los procesos y espacios de trabajo.
3. Servicios: Aire, agua y energía.
4. Manejo de residuos.
5. Equipos: Diseño, limpieza y mantenimiento.
6. Gestión de compras, Limpieza y sanitización.
7. Control de plagas, Higiene del personal.
8. Retrabajos.
9. Procedimientos de recogida del producto del mercado.
10. Almacenamiento.
11. Información del producto/Comunicación con el consumidor.
12. Biovigilancia y bioterrorismo.

Al realizar la auditoría diagnóstico se le entregó un informe de auditoría, de carácter confidencial, el cual le permitió a la empresa conocer el punto de vista de un especialista y como punto de partida para el plan de acción para corregir las brechas.

¿Qué contiene un Informe de Auditoría?

• Resultados de la auditoría:

Un resumen de identificación de los hallazgos totales por norma y proceso encontrados durante el proceso de auditoría. Clasificados en Conformidad, No Conformidad Mayor, No Conformidad Menor y Observaciones.

• Resumen de evidencias verificadas 

Descripción detallada de cada hallazgo, indicando: el proceso, responsable, ejemplo, clausula, clasificación.

• Fortalezas 

Es un proceso u actividad que es conforme con las disposiciones normativas y que se destaca por el aseguramiento  de la eficacia y el mejoramiento continuo.

• Observaciones

Es un área de preocupación, un proceso, documento o actividad que actualmente esta conforme, pero si no se mejora, pudiese convertirse en una No Conformidad.

• Oportunidades de mejora

Es un proceso, actividad o documento que actualmente está conforme, pero si se mejora podría traer beneficios para la organización.

• Conclusiones

Resultado de una Auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la misma.

• Recomendaciones

Sugerencia o consejo que proporciona el equipo auditor por considerarse ventajoso o beneficioso para la organización.

• Promover el plan de acción Correctiva

El responsable del proceso/cláusula auditado debe enviar el plan de acción para la atención de todos los hallazgos, 30 días consecutivos luego de la presentación del informe al cliente de la auditoría.

Para cumplir con los estándares internacionales, las empresas tienen que competir con precios, calidad e inocuidad de sus productos, a fin de garantizar al país receptor productos saludables para el consumo de su población. Es por ello, que dentro de su plan de acción  el establecer un Programa de Prerrequisitos, que es una norma internacional reconocida le brindará a la empresa beneficios como:

• Mejora las condiciones higiénicas en la producción de empaques.
• Estandarización de los programas previos para implementar un Sistema HACCP.
• Crecer de la conciencia del trabajo con Inocuidad entre los empleados.
• Aumento en el nivel de capacitación del personal.
• Establecimiento de las bases para implementar el FSSC 22000. 
• Posicionamiento en el mercado.
• Oportunidad de entrar en nuevos mercados nacionales e internacionales.

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